La Universidad de Puerto Rico ha comenzado un nuevo proyecto para sustituir sus sistemas administrativos con el moderno sistema ERP de la corporación Oracle.  El sistema, conocido como el Oracle eBusiness Suite, provee una solución integrada que le permitirá a la institución unificar todos sus procesos  en una sola red y base de datos permitiendo estandarizar y administrar los mismos a nivel sistémico.

La UPR implantará las siguientes aplicaciones: Sistema Estudiantil, Sistema Financiero, Sistema de Recursos Humanos, y Manejo de Fondos Externos. Esta iniciativa incluirá a los 11 recintos y a la Administración Central.  La Universidad ha seleccionado a Exeter Group Puerto Rico, una afiliada de Exeter Group, Inc., con sus oficinas centrales en Cambridge, Massachussets, para implantar el sistema Oracle.

Sobre Oracle…Oracle Corporation (NASDAQ NM: ORCL), con sus oficinas principales localizadas en Redwood Shores, California, es el mayor proveedor de programas empresariales en el mundo (combinando tecnología de base de datos y aplicaciones). Entre sus clientes se encuentran algunas de las más grandes y mejor conocidas compañías del mundo.

Sobre Exeter Group…Exeter Group, Inc., una compañía privada fundada en 1984, provee servicios de consultoría técnica en el área de implantación e integración de sistemas, asesoría estratégica y desarrollo de aplicaciones para requisitos particulares. Su enfoque primordial es la industria universitaria. Entre sus clientes se encuentran algunas de las universidades más prestigiosas del mundo.

La Universidad de Puerto Rico está llevando a cabo este proyecto para  enfrentar los nuevos  retos. . Los sistemas administrativos de la Universidad datan de hace 20 años. Esta antigua tecnología  limita la habilidad de la Universidad para satisfacer las exigencias del servicio a sus estudiantes, facultad, investigadores y personal administrativo. Además, cada uno de los 11 recintos y oficinas de Administración Central mantienen versiones separadas de estos sistemas. La fragmentación de los datos complica el proceso para obtener información a nivel institucional de manera efectiva, lo que ha provocado que los usuarios en los recintos hayan desarrollado procesos paralelos para satisfacer requerimientos particulares y, por lo tanto, procesos diferentes en los recintos.  Al buscar alternativas en el mercado, la Universidad determinó que el Oracle eBusiness Suite sería la mejor solución ya que provee una excelente base de apoyo para instituciones con grandes componentes de investigación, establece una base tecnológica sólida y sofisticada y satisface la mayoría de las necesidades de la Universidad

La Universidad espera obtener varios beneficios claves de este proyecto. La meta primordial del proyecto es mejorar el nivel de servicio a sus estudiantes,  facultad,  investigadores y personal administrativo.  Esto se podrá lograr a través de un alto nivel de integración entre los módulos del sistema Oracle, funcionalidad a través del internet, y vistas consolidadas de la información de los estudiantes y empleados.  Por ejemplo, todos sueñan con el día en que se eliminen las largas filas de los estudiantes haciendo matrícula, las cuales serán reemplazadas por un sistema automatizado accesible 24 horas al día a través del internet.

   La arquitectura del Oracle eBusiness Suite le permitirá a los recintos mantener su propios datos como parte de un sólo sistema administrativo unificado. Esto facilitará el acceso a la información institucional.  Los empleados podrán tener acceso a la información de su departamento, recinto, y de la institución en general.  Podrán generar una variedad de informes en diferentes áreas administrativas.  El programa incluye una  función basada en las mejores prácticas de la industria, proveyéndole a la Universidad un  proceso más flexible y eficiente para poder satisfacer exigencias administrativas.  Esta función reducirá la necesidad de mantener sistemas periféricos y facilitará la estandarización de procesos en la Universidad. Finalmente, la Universidad espera que la función multifacética del Oracle eBusiness Suite ayude a mejorar la imagen de la Universidad de Puerto Rico como líder en la educación universitaria e investigación para sus empleados, estudiantes y el público en general. 

El proyecto oficialmente comenzó el 29 de noviembre de 2004, cuando el grupo de Exeter llegó a la Universidad para finalizar el plan del proyecto y empezar  su lanzamiento. . El plan del proyecto detalla una implantación que tomará tres o cuatro años en completarse. Las próximas actividades incluyen reuniones de planificación y lanzamiento en diciembre, las cuales serán seguidas por el  diseño y la configuración básica del  sistema que comenzará en enero. La etapa inicial de diseño se enfocará en las diferentes estructuras de la institución que servirán de  base para los diferentes módulos. El primer módulo a ser  implantado es el de admisiones de Escuela Superior.  La meta actual es lanzar el nuevo sistema de admisiones en septiembre del 2005 para poder procesar las solicitudes del año escolar 2006-2007.

El equipo del proyecto (de la Universidad y de Exeter)  incluye personal técnico y administrativo que supervisarán las actividades  diarias en las diferentes  áreas de implantación.  Este equipo se reportará a gerentes generales de la Universidad y de Exeter, que serán los responsables  de mantener el equipo y el proyecto funcionando de acuerdo al plan.  Los  mismos reportarán el progreso del proyecto a la gerencia de la Universidad. Este proyecto es patrocinado por la Dra. Emma Fernández-Repollet, PhD, Vicepresidenta de  Investigación y Tecnología.