Enero 2008 A casi tres años de iniciado el trabajo de implantación del programa Oracle en la Universidad de Puerto Rico, contamos ya con logros palpables en el proceso de actualización tecnológica y, por ende, en las oportunidades que esa actualización potencia. Muchas de las metas institucionales en Díez para la Década —de fomento de la investigación, de la optimización administrativa mediante la utilización de la tecnología para facilitar los procesos, de atención al estudiante, entre otras—se han adelantan con el respaldo sistemático de todos a este proyecto institucional. En este momento especial, comparto con ustedes algunos de estos éxitos obtenidos durante el proceso de implantación: Actualización de la Infraestructura Tecnológica: se ha instalado y configurado equipo tecnológico de avanzada, el cual está manejado por sistemas operativos Linux. Al momento se está proveyendo mantenimiento de la instancia de producción y de múltiples instancias para pruebas y desarrollo con redundancia completa en 22 servidores que utilizan la última tecnología en la formación de conglomerados (“clusters”). Durante el año 2006-2007 se distribuyeron 751 computadoras a las distintas unidades a un costo aproximado de $751,000 y se invirtió $1.4 millones en mejoras a la infraestructura de telecomunicaciones. Adquisición y Transferencia de Conocimiento: La inversión en adiestramientos para el personal universitario participando en el proyecto asciende a $1.7 millones. Además el equipo de trabajo de la Universidad de Puerto Rico ha adquirido el conocimiento de la aplicación estudiantil del equipo consultor durante el proceso de implantación. Dos miembros del personal técnico de la UPR se han especializado en la administración de la base de datos Oracle. El personal de la UPR elaboró los manuales de adiestramientos para todos los módulos y ha estado ofreciendo muchas de las sesiones de adiestramientos del módulo de finanzas. Módulo de Admisiones: Durante el segundo año se incorporaron nuevas funcionalidades al módulo de admisiones, incluyendo la solicitud en línea, las reconsideraciones, la solicitud tardía y la reservación de admisión. El número de solicitudes procesadas aumentó de ~17,750 en el 2006-2007 a ~18,000 en el 2007-2008. Las solicitudes en línea experimentaron un aumento aún más significativo durante el mismo periodo; de 900 a 3,000 solicitudes. Además el proceso de admisión del segundo año se completó más temprano que el del primer año. La Universidad de Puerto Rico está lista para comenzar su tercer año de utilización del módulo de admisiones para el año académico 2008-2009. Módulo de Ayuda Financiera: El módulo de Asistencia Económica subió a producción en dos unidades piloto (Carolina y Humacao) en junio de 2007. La implantación del módulo fue exitosa – con un impacto mínimo en los procesos estudiantiles; las dificultades reportadas fueron atendidas con premura y eficientemente. Las restantes unidades están programadas para subir a producción durante el próximo año académico. Módulo de Finanzas: Se generó una Carta de Cuentas (Chart of Accounts) sistémica, actualizada y optimizada a las necesidades de la Universidad. El grupo de trabajo completó la sesión inicial de adiestramientos a los usuarios de los sub-módulos de compras, cuentas a pagar, cuentas a cobrar y mayor general (General Ledger) los cuales subirán a producción en la Administración Central en noviembre de 2007. Las demás unidades del sistema se incorporarán de forma gradual concluyendo el proceso antes de finalizar el año fiscal 2007- 2008. La Universidad espera cerrar su año fiscal 2007-2008 utilizando el nuevo sistema financiero Oracle, lo que permitirá a los usuarios someter requisiciones de compra en línea, vía Internet, eliminándose el uso del papel. Por su parte, la Gerencia del Proyecto estuvo trabajando activamente logrando completar las visitas informativas a todas las unidades del sistema. La estructura gerencial del proyecto se revisó y se constituyeron dos equipos de trabajo para colaborar intensivamente con los consultores en el diseño y configuración de los módulos de registro y asistencia económica de todas las unidades. Se establecieron nuevas fechas de producción (“Go-Live”) para los sistemas financiero y estudiantil. Al momento se trabaja en identificar el personal universitario que participará en la implantación del módulo de recaudaciones. Espero que este resumen logre el objetivo de proveer información actualizada sobre el estatus del proyecto y los logros alcanzados. Aprovecho esta oportunidad para agradecer al Comité Ejecutivo, a la Gerencia del Proyecto, a los líderes funcionales y técnicos, a los coordinadores de cada unidad y a todos los que de manera directa o indirecta han contribuido a estos logros, el tiempo y esfuerzo dedicado a estas tareas. El éxito del proyecto es el resultado del compromiso incondicional de estas personas para con la Universidad de Puerto Rico y el plan estratégico institucional en el área de la tecnología de información. ¡Gracias por su ahínco y entusiasmo! Un saludo cordial,
Emma Fernández-Repollet, Ph.D.
Vicepresidenta de Investigación y Tecnología |
